Bakgrunn
Mange norske kommuner har valgt å samarbeide på tvers av fysiske grenser med felles IKT-løsninger. Fordelene er bedre bruk av tilgjengelige ressurser, større og stimulerende miljø for de ansatte i IT-avdelingen, bedre tjenester til kommunens ansatte og -innbyggere, og bedre evne til å løse lovpålagte krav. Dette var også bakgrunnen for at Tynset, Alvdal, Tolga, Folldal og Rendalen i 2004 etablerte felles IT-drift. Dette er små og store bygder og tettsteder som til sammen utgjør Fjellregionen. Kommunene har en felles historie bygd på sterke tradisjoner i gruvedrift og landbruk, og er i dag moderne samfunn med variert næringsliv og spennende kultur.
Utfordringen
Norske kommuner møtes med stadig flere oppgaver og krav til hva de skal levere innenfor tildelte budsjettmidler. Det var også blant hovedårsakene til at nevnte kommuner etablerte felles IKT-infrastruktur i 2004. De så at de ville få mye mer igjen for pengene og bedre evne til å levere fullgode løsninger gjennomsamarbeid. Den største utfordringen med kommunale IT-tjenester er at man skal betjene mange brukere med ulike behov som er lokalisert på hundrevis av steder. Her har man alt fra administrative brukere på rådhus til ansatte innen helse, pleie og omsorg som håndterer sensitive data som er det er sterke krav til personvern rundt. Samtidig hadde kommunene få ressurser både i form av kroner og personell til på beste måte å legge til rette for døgnkontinuerlig drift på mange lokasjoner spredt over et så stort geografisk område.
Løsningen
Kommunen valgte en løsning som er velkjent i norsk offentlig sektor. Applikasjonsvirtualisering med Citrix sentraliserer alle tjenester og programvare til en felles serverfarm. De 1200 brukerne får levert nødvendige tjenester over linjenettet til den enheten de befinner seg på. Brukermiljøet er en god blanding av tynne klienter, noen tykke, og bærbare datamaskiner på ulike versjoner av Windows OS som XP og 7. På serverommet står IBM servere virtualisert med VMware. På disse serverne ligger det 200-300 ulike applikasjoner, alt fra kontorstøtteverktøy til sakssystemer og økonomisystem. Brukerne er fordelt på to soner, etter sikkerhetsnivå og hvilke tilganger de skal ha. Alle som håndterer sensitive data må logge seg på sikker sone for å få tilgang til nødvendige data. Et slikt allsidig miljø er nok til å ta pusten fra de fleste med en viss kunnskap rundt hvor komplisert det kan være å administrere IT-miljøer.
- Det ble tidlig klart for oss at vi trengte et godt rammeverk for å administrere brukermiljøet. Vi trengte enklere prosesser for å styre brukerne, og for å tildele rettigheter, styre innstillinger og tildele skrivere, sier Geir Løkken IKT-rådgiver i Tynset Kommune.
- Vi vurderte RES Software mot AppSense, og det ble konkludert at RES var mye bedre egnet til å løse våre behov, sier han. De investerte derfor i RES Workspace Manager i 2004, og har siden ikke sett seg tilbake.
Allsidige bruksmuligheter
RES Workspace Manager gir brukerne dynamiske arbeidsflater komplett med personlige innstillinger uten problemer forbundet med komplekse policies, innfløkte script og roaming profiler. Til forskjell fra andre produkter er fokus på brukeren i stedet for klientenheten, og gir samtidig sentralisert kontroll og administrasjon. Det gir fordeler for både bruker og IT-avdeling. IKT Fjellregionen kjører den nyeste versjonen av programvaren.
- Vi bruker Workspace Manager til å distribuere programmer til publiserte skrivebord. Fra administrasjonsgrensesnittet styrer vi hvilke applikasjoner som skal til de ulike brukerne, hvilke tilganger og rettigheter de skal ha, og enklere håndtere mappinger mot kataloger, grupper og skrivere, sier Løkken.
- Vi kan også kjøre analyser på alle brukernes pålogginger og se hva som har skjedd. Dette er veldig bra til feilsøk og for å analysere brukeradferd. Det gjør det lettere å styre ressurser og datakraft dit behovene normalt er størst.
Andre fordeler for IT-avdelingen er automatisert dokumentasjon og kontroll over lisensbruken. Scripting tilhører fortiden.
Bedre sikkerhet
I følge Løkken er det sikkerhetsmessige noe av det de er mest fornøyd med.
- Vi bruker Workspace Manager for å bestemme hva brukerne kan åpne og ikke. Det er lett å styre hva vi ikke ønsker at brukerne skal kjøre i miljøet. Slik blir driften enklere, og truslene færre. Oppetiden og stabiliteten er på et nivå som vi er svært tilfreds med, sier Løkken.
Kommuneansatte må ha, og har tilgang til mye sensitiv persondata. Dette særlig innenfor barnevern, og helse- og omsorgstjenesten. Alle disse brukerne må logge seg på sikker sone. Workspace Manager forenkler hele denne håndteringen, ved at rettighetene og innstillingene er satt opp og styrt sentralt. Siden alle programmene ligger på serveren og kun autorisert personell får tilgang, vildette også minske risikoen for at sensitive data kommer på avveie.
- Brukerne får tildelt tjenestene og programmene de har behov for, og vi får ikke klager på at de føler seg begrenset eller bundet. De har jobbet med dette i så mange år at de er vant til det, og de forstår hvorfor det må være sånn. De får gjort det de skal i arbeidstiden, og ikke alt annet, sier Løkken.
Uproblematisk innføring av W7
Noen brukere har fått tildelt Windows 7. Siden alle brukerprofilene allerede var virtualisert med Workspace Manager var migreringen enkel og en hverdagslig hendelse. De får kun levert ferdige pakker som inneholder det nye operativsystemet. Enkelt og greit, ingen plunder og heft. Prosesser som kan ta opptil ett år andre steder, løses som en selvfølgelighet. Raskt, sikkert og enkelt.
- Vi har egentlig ikke migreringsprosesser. For oss er det likegyldig hvilken maskin brukerneanvender. Alle profiler og programmer ligger uansett på serverne og leveres som tjenester dit brukere befinner seg. De kan fritt flytte seg mellom de ulikekommunale lokasjonene og få de samme tilgangene og mulighetene alle steder.
De gode rutinene og tjenestene har vakt oppsikt.
- Andre kommuner vurderer å melde seg inn i vår løsning. De mener at vi leverer bedre tjenester enn hva de kan få hos en ekstern driftstilbyder. Vi føler selv at vi leverer gode tjenester på små ressurser.
Fjellregionen IKT skal også i gang med et testprosjekt på RES Automation Manager. Dette skal gjøre det lettere å automatisere alle endringer i brukermiljøet.
- Vi tror vi kan tjene mye på å automatisere manuelle endringer. Dessuten så gir nyeste versjon av programvaren brukerne muligheten til å betjene seg selv. Ved at de selv kan legge inn bestillinger på programmer og tjenester som deres egne ledere godkjenner, kan vi spare veldig mye tid i IT-avdelingen. Denne tiden kan brukes til fornying og utvikling, sier han.
At Løkken og Fjellregionen er fornøyd med sin terminalserverløsning og RES Software sineløsninger er en understatement. Avslutningsvis poengterer han følgende:
- Vi hadde ikke klart oss uten RES Workspace Manager. Alternativet ville vært å doble staben. Vi kan ikke tenke oss en hverdag uten dette produktet, og det er heller ikke noe vi har lyst til å prøve, avslutter Løkken.
