Full trygghet for ledende advokatkontor

Katastrofeberedskap

Navid Behrouz, IT-sjef hos advokatfirmaet Wiersholm forteller at målet for det siste årets IT-prosjekt var klart definert. – Vi ønsket å etablere en katastrofeberedskap som sikrer oss helt mot tap av data, samtidig som tilgjengeligheten er tilnærmet 100 prosent uansett hvilke uforutsette omstendigheter som inntreffer, sier han. Det hersker ingen tvil om at juridisk bistand for næringslivet genererer store dokumentmengder, og hos Wiersholm nærmer de seg en Terrabyte med saksdokumenter som må være tilgjengelig. IT-sjefen ser at det ikke stopper der, og at kravene til tilgjengelighet øker hele tiden.

Saksdokumentene er helt sentrale i et advokatfirmas virksomhet. Derfor benytter vi et avansert dokumenthåndteringssystem, hvor tekstfiler, regneark, bilder, video, lyd, e-poster og alt annet arkiveres som en del av korrespondansen med klientene. Med et økende antall internasjonale aktiviteter ser vi også at det blir stadig færre «vinduer» vi kan utføre vedlikehold i. Denne utviklingen utkrystalliserte behovet for å etablere et servermiljø med to fysiske lokasjoner, der produksjonsmiljøet kontinuerlig speiles mot en ekstern serverpark, forklarer han. Serverparken hos Wiersholm teller nærmere 40 virtuelle servere som fysisk kjører på bladservere fra HP. I likhet med de fleste aktører med store datamengder, er det ikke sikkerhetskopiering som er utfordringen, men datagjenoppretting etter en eventuell hendelse.

– Vi hadde ikke tilfredsstillende løsninger for å håndtere en IT-katastrofe. Trolig ville det tatt oss flere dager å få nye servere, applikasjoner og dokumenter i drift etter et omfattende uhell. Med dagens løsning har vi allerede testet at en fullstendig datagjenoppretting kan gjennomføres på under to timer. Det er enda raskere enn vi var forespeilet, så det er klart vi er fornøyd med løsningen, oppsummerer Navid Behrouz.

Forankring hos ledelsen

Juridiske problemstillinger er en del av hverdagen for næringslivet, og oppdragsmengden hos Wiersholm omfatter alle former for juridisk bistand for kundene. I praksis betyr det problemstillinger knyttet til områder som arbeidsrett, finansiering, avtaleinngåelser, offentlige reguleringer, immaterielle rettigheter, tvister, oppkjøp, sammenslåing og etablering. I dag arbeider mer enn 200 personer hos det velrenommerte advokatfirmaet, som er sentralt lokalisert i Vika i Oslo sentrum. De må hele tiden forholde seg til at tidskravene i mange sammenhenger er absolutte, for eksempel ved innlevering av saksdokumenter til domstolene. IT-sjefen er ikke i tvil om at tap av saksdokumenter eller nedetid ville fått konsekvenser for firmaet.

– Det ville utvilsomt skadet firmaets omdømme og kanskje også resultert i tap av klienter. Heldigvis har vi en ledelse og eiere som tar IT-utfordringene på alvor, slik at vi hadde solid forankring i selskapets ledelse og styre for å etablere en moderne plattform for høytilgjengelighet, sier Navid Behrouz.

Solid forarbeid

Da implementeringen av det nye servermiljøet startet våren 2010, hadde IT-avdelingen hos Wiersholm allerede utført ett års forarbeid og studier. Advokatfirmaet var i dialog med tre ulike leverandører, og valgte til slutt å designe løsningen i samarbeid med EDB ErgoGroup. Servervirtualisering med VMware hadde allerede vært i bruk gjennom flere år, noe som gjorde det enklere å etablere et servermiljø med to lokasjoner. Primærlokasjonen befinner seg i selskapets egne lokaler, mens kommunikasjonen med den eksterne foregår via dedikerte fiberlinjer. IT-sjef Navid Behrouz er sikker på at både medarbeidere og klienter nyter godt av det høye sikkerhetsnivået selskapet nå har på plass.

– Tilgjengelighet til IT-systemet er avgjørende for virksomheten, og spesielt dokumenthåndteringssystemet er i bruk hele døgnet. Med vekst i antall klienter og et økende antall aktiviteter i utlandet, også i andre tidssoner, vil denne utviklingen fortsette. Det beste er selvsagt om katastrofene aldri inntreffer, men det gir trygghet både for oss selv og klientene at vi har systemer og rutiner for å håndtere alle situasjoner som måtte inntreffe. Det gjør også at medarbeiderne kan konsentrere seg fullt og helt om kjernevirksomheten, understreker han.