Brukere skreddersyr arbeidsflaten enten man vil eller ikke. For dem er det en forutsetning for produktivitet og trivsel. Utfordringen er at dette skaper hodebry for IT-avdelingen som må holde oversikt, vedlikeholde og beholde disse tilpasningene når det gjøres endringer i brukermiljøet.
Med dynamiske arbeidsflater får brukerne den beste tilgangen til hva de trenger - uansett tid og sted. Definisjonen er en Windows-basert arbeidsflate (fysisk eller virtuell) som er oppmerksom på sammenhengen eller konteksten brukeren til enhver tid er i – og i samsvar med dette dynamisk tilpasser innhold og utseende. At produkter har egenskaper som gjør dem oppmerksom på sammenhengen eller konteksten og dynamisk tilpasser seg er ikke noe nytt. Selv biler har mange slike egenskaper. De kan være oppmerksom på at det regner og selv starte vindusviskere. Belysning og display for radio og konsoll kan skifte lys og kontrast dynamisk, og noen biler har egenskaper som automatisk dimmer til nærlys når man møter trafikk. Å innføre denne type intelligens i brukernes Windows skrivebord med dynamiske arbeidsflater er enkelt.
Automatisk Ja og nei
Ved at arbeidsflaten leveres dynamisk kan IT-avdelingen sette regler for hvilke applikasjoner og tjenester brukeren skal få levert basert på sammenhengen. Ikke CD/DVD brenner i maskinen? Ikke presenter Nero DVD brenner programvaren. Etter arbeidstid? Gi tilgang til iTunes. På kontoret i Bergen? Gi tilgang til lokal printer. For elever/studenter: Hjemme – arbeidsflaten viser spill og iTunes. På skolen: Arbeidsflaten viser bare undervisningsprogramvare med riktig printertilkobling. Eksamen: Outlook, MSN Messenger, tilgang til lokal disk og USB minnepinner blokkeres – bare eksamensapplikasjon og tillatt oppslagsverk presenteres – når eleven klikker på avlever og avslutt eksamen kommer alle programmer automatisk tilbake på arbeidsflaten. Listen med eksempler og muligheter kan fortsette i det uendelige, og mulighetene IT-ekspertene får med slike funksjoner er vanskelig å argumentere mot. Investeringen er raskt tilbakebetalt bare i form av færre timer til manuelt hodebry, plunder og heft. I tillegg kommer en lang rekke andre fordeler som økt produktivitet og flere muligheter på tvers av virksomheten.
Den moderne strategiske IT-avdelingen er tjenestedrevet. Med dynamiske arbeidsflater kan virksomheten levere arbeidsverktøy hvor brukerne betjener seg selv. IT-avdelingen kan fornye og utvikle fremfor å slukke branner og resette passord. Produktiviteten øker i alle ledd. I så måte kan dynamiske arbeidsflater være et første steg mot det dynamiske (intelligente) datasenteret. Når man vet at innføringen av W7 kan ta over ett år bør man rulle ut dynamiske arbeidsflater samtidig og sikre brukerne verktøy på deres egne premisser.
